Wann darf der Arbeitgeber (private) Mails kontrollieren?

Immer wieder kommt es vor, dass Arbeitnehmer ihren geschäftliche E-Mail Account zu privaten Zwecken nutzen und das unabhängig davon, ob erlaubt oder nicht. Daher wird die Frage nach den Kontroll- und Einsichtsrechten der Arbeitgeber immer wichtiger! Dürfen E-Mails vom Chef gelesen werden oder nicht? Und vor allem was gilt hinsichtlich privaten E-Mails?

Antworten dazu können der am 20.05.2021 vom Bundestag verabschiedete Entwurf zum Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz („TTDSG“) und ein neues Urteil des Landgerichtes Erfuhrt vom 28.04.2021 liefern.

Was gilt für eine rein dienstliche Nutzung des E-Mail Accounts

Für die Beurteilung, ob und inwieweit der Arbeitgeber die Internet- und E-Mailnutzung kontrollieren und überwachen darf, kommt es darauf an, ob dem Arbeitnehmern neben der geschäftlichen auch die private Nutzung des E-Mail Accounts am Arbeitsplatz gestattet ist.

Grundsätzlich darf eine geschäftliche E-Mail Adresse zu privaten Zwecken nicht verwendet werden. Etwas anderes gilt nur, wenn der Arbeitgeber eine Privatnutzung ausdrücklich z.B. im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung geregelt hat. Allerdings ist es aus rechtlicher Perspektive ratsam, eine Privatnutzung des dienstlichen E-Mail Accounts nicht zu gestatten, um datenschutzrechtlichen Problemen zu entgehen. Denn nur bei einer rein dienstlichen Nutzung des E-Mail Accounts stehen dem Arbeitgeber umfassende Einsichts- und Kontrollrechte zu, ohne vorher eine explizite Einwilligung des Arbeitnehmers einzuholen. Der Chef darf also grundsätzlich alles mitlesen.

Überwacht der Arbeitgeber dann allerdings die Nutzung von den gängigen E-Mail Portalen, welche ausschließlich zur privaten Nutzung zur Verfügung stehen, so stellt dies einen Verstoß gegen das vereinbarte Recht auf Privatsphäre des Arbeitnehmers dar.

Die Zulässigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten im Falle der rein dienstlichen Nutzung richtet sich nach dem Bundesdatenschutzgesetz („BDSG“). Weder das Telekommunikationsgesetz („TKG“) noch das Telemediengesetz („TMG“) sind in diesem Fall anwendbar.

Problem – gilt das auch für private Mails die ohne Erlaubnis geschrieben wurden?

Widersetzt sich ein Arbeitnehmer und schreibt private Mails, so kann der Arbeitgeber nicht dafür belangt werden, diese versehentlich eingesehen zu haben. Ist allerdings eine private Mail deutlich auch als solche gekennzeichnet, beispielsweise schon in der Betreffzeile, darf der Arbeitgeber sie nicht lesen. Liest er sie trotzdem, so drohen dem Arbeitgeber strafrechtliche Konsequenzen. Von zentraler Bedeutung ist dabei das verfassungsrechtlich geschützte Recht auf informationelle Selbstbestimmung. Ein Kontrollrecht des Arbeitgebers bleibt aber weiterhin unberührt. Er darf also überprüfen, ob private E-Mails im Postfach vorhanden sind, natürlich ohne diese zu lesen.

Erfährt ein Arbeitgeber von einer widerrechtlichen privaten Nutzung des E-Mail Accounts, so sollten diese keinesfalls stillschweigend geduldet werden. Es ist ratsam die Nutzung zeitnah zu untersagen. Denn anderenfalls handelt es sich um einen Fall der geduldeten Privatnutzung. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber durch sein Verhalten hat erkennen lassen, dass das Verbot der Privatnutzung nicht so ernst genommen wird und keine Wirkung entfaltet. Sowas nennt man auch eine „betriebliche Übung“. Unter einer betrieblichen Übung versteht man die regelmäßige Wiederholung bestimmter gleichförmiger Verhaltensweisen des Arbeitgebers, auf­grund deren die Arbeitnehmer darauf vertrauen können, dass ihnen eine bestimmte Vergünstigung auf Dauer gewährt wer­den soll. Solch eine Wiederholung bestimmter Verhaltensweisen kann auch in Form einer Duldung zu einer betrieblichen Übung führen.  Vor Gericht hat das dann zur Folge, dass die privaten Mails als vom Arbeitgeber als geduldet gelten und er sie auch nicht kontrollieren darf.

Aber was gilt nun hinsichtlich der Einsichtsrechte wenn die private Nutzung von E-Mails gestattet ist?

Wenn der Arbeitgeber im Arbeitsvertrag die private E- Mail Nutzung ausdrücklich erlaubt hat, ist die Ausgangslage ganz anders. Es stellt sich die Frage, ob der Arbeitgeber als Diensteanbieter gem.  § 3 Nr. 6 TKG zu werten ist. Wäre dies der Fall, dann dürfte der Arbeitgeber nur mit expliziter Zustimmung des Arbeitnehmers auf dessen E-Mails zugreifen. Und genau hierzu verschaffen die Rechtsprechung des Landgerichtes Erfurt (LG Erfurt v. 28.04.2021, 1 HK O 43/20) und das TTDSG Klarheit, allerdings bleibt wohl bis zu einer letztinstanzlich Urteil diesbezüglich abzuwarten.

Sowohl das genannte Urteil als auch die neue Regelung des TTDSG sehen den Arbeitgeber welcher die private Nutzung des dienstlichen E-Mail-Accounts gestatte gerade nicht als Diensteanbieter. Er erbringe weder geschäftsmäßig Telekommunikationsleistungen noch wirke er an diesen mit (§ 3 Nr. 6 TKG). Es entstehen für den Arbeitnehmer somit keine Schadensersatz- oder Unterlassungsansprüche nach §§ 44 / 88 TKG.

Selbst wenn man eine Telekommunikationsleistung beim Arbeitgeber annehmen würde, so wären die Voraussetzungen des § 88 TKG nicht gegeben gewesen. Die Norm schützt das Fernmeldegeheimnis im Sinne des Art. 10 Abs. 1 GG. Geschützt werden die Übermittlung von Informationen mit Hilfe des Telekommunikationsverkehrs. Der Schutz des Fernmeldegeheimnisses endet in dem Moment, in dem die E-Mail beim Empfänger ankommt und der Übertragungsvorgang beendet ist. Der Zugriff des Arbeitgebers auf die im Posteingang oder -ausgang liegenden E-Mails unterliegt daher nicht den Beschränkungen des Fernmeldegeheimnisses. (So auch schon eine Rechtsprechung aus dem Jahr 2011 LAG Berlin-Brandenburg, 16.02.2011 – 4 Sa 2132/10).
So scheidet auch eine Strafbarkeit nach § 206 StGB aus, welche die Verletzung des Post- oder Fernmeldegeheimnisses strafrechtlich normiert.

Sowohl bei einer E-Mail Nutzung im dienstlichen als auch im privaten Bereich ist also das BDSG einschlägig. In der Praxis bedeutet dies, dass ein Arbeitgeber bei erlaubter Privatnutzung nur in besonderen Ausnahmefällen  auf die E-Mail Accounts der Arbeitnehmer zugreifen darf. Besondere Ausnahmefälle ergeben sich für Accounts von Beschäftigten grundsätzlich aus § 26 Abs. 1 BDSG. So ist es demnach aus Sicht des Gerichts dem Arbeitgeber möglich, bei Abwesenheit des Arbeitnehmers oder bei Verdacht auf Straftaten auf die E-Mail-Accounts zuzugreifen.

Nach dem BDSG ist zudem eine Güterabwägung vorzunehmen. Abzuwägen ist dabei zwischen dem Recht der Beschäftigten auf informationelle Selbstbestimmung und dem Interesse des Arbeitgebers an der Datenverarbeitung. Eine Totalüberwachung der Arbeitnehmer ist danach unzulässig.  

Der Arbeitgeber darf auch auf E-Mails zugreifen, die zur Erfüllung der Pflichten oder zur Wahrnehmung der Rechte aus dem Arbeitsverhältnis erforderlich sind, soweit darin kein unverhältnismäßiger Eingriff in das Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers liegt.

Fazit

Obwohl der Arbeitnehmer in jedem Fall keinen Anspruch auf Schadensersatz und Unterlassen aus § 44 / 88 TKG hat, so hat der Arbeitgeber trotzdem kein uneingeschränktes Einsichts- und Kontrollrecht nur dann, sofern die private Nutzung des E-Mails Accounts ausdrücklich verboten ist. Ist die Privatnutzung erlaubt, so darf ein Zugriff auf die E-Mails nur unter bestimmten Voraussetzungen und unter vorheriger Prüfung erfolgen. Da dies zur Rechtsunsicherheit führen kann und gegebenenfalls betriebliche Prozesse verlangsamen kann, ist es empfehlenswert die private Nutzung der E-Mails gänzlich zu untersagen.

Zu beachten ist zusätzlich, dass in dem Falle, wenn der Arbeitgeber relevante Informationen durch einen widerrechtlichen E-Mail Zugang erlangt hat, die zum Beispiel eine rechtmäßige außerordentliche Kündigung des Arbeitnehmers rechtfertigen könnten, so werden diese Beweise vor Gericht als unzulässig erklärt und können nicht gegen den Arbeitnehmer verwendet werden.