Auskunftsantrag im Kündigungsschutzverfahren gegen Arbeitgeber
Dabei dient der Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO häufig als prozesstaktisches Druckmittel der Arbeitnehmerseite. Denn die Bearbeitung des Auskunftsantrags ist häufig organisatorisch komplex sowie zeitintensiv und daher für den Arbeitgeber mit einem hohen Ressourceneinsatz verbunden. Selbst wenn der Auskunftsantrag nicht im Rahmen eines Kündigungsschutzverfahrens, sondern im laufenden Arbeitsverhältnis gestellt wird, kann er beim Arbeitgeber einen enormen Aufwand auslösen. Bei nicht frist- oder sachgerechter Bearbeitung des Auskunftsantrags durch den Arbeitgeber drohen Schadensersatzforderungen sowie Geldbußen der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörden.
Für Unternehmen ist es daher von zentraler Bedeutung, zu wissen, welche Daten der Auskunftsanspruch und der Anspruch auf Herausgabe von Kopien nach Art. 15 DSGVO beinhaltet und wie ungerechtfertigten Verlangen Grenzen gesetzt werden können.
––– Inhaltsverzeichnis
- Wie helfen wir Ihnen weiter?
- Ihre Vorteile durch eine anwaltliche Beratung zum Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO
- Was ist das Recht auf Auskunft und Kopie nach Art. 15 DSGVO?
- Welche Angaben umfasst der Auskunftsanspruch nach Art. 15 Abs.1 DSGVO?
- In welcher Form muss die Kopie nach Art. 15 Abs.3 DSGVO zur Verfügung gestellt werden?
- Müssen tatsächlich alle E-Mails des (ehemaligen) Arbeitnehmers oder sogar vertrauliche Verträge als Kopie herausgegeben werden?
- Kann der Arbeitgeber die Auskunft oder Herausgabe von Kopien nach Art. 15 DSGVO verweigern?
- Kann für die Auskunft und Kopie ein Entgelt verlangt werden?
- Welche Frist gilt für die Erteilung der Auskunft und die Herausgabe der Kopie?
- Welche Konsequenzen drohen, wenn der Anspruch auf Auskunft und Kopie nach Art. 15 DSGVO nicht erfüllt wird?
- Wie unterscheidet sich der Auskunftsanspruch aus Art. 15 DSGVO vom Anspruch auf Personalakteneinsicht?
- Wie gehen Unternehmen am besten vor?
Zielgruppe
- Unternehmen, deren (ehemalige) Beschäftigte einen Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO geltend machen.
Wie helfen wir Ihnen weiter?
- Wir unterstützen Ihr Unternehmen bei der rechtskonformen und fristgerechten Erfüllung des Auskunftsanspruchs nach Art. 15 DSGVO.
Ihre Vorteile durch eine anwaltliche Beratung zum Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO
- Erfüllung der Pflichten der DSGVO
- Effiziente Bearbeitung von Auskunftsanfragen
- Rechtssicherheit
- Schonung der eigenen Ressourcen
- Schutz der eigenen Geschäftsdaten, indem die Auskunft nur so weit erteilt wird, wie Ihr Unternehmen dazu rechtlich verpflichtet ist.
- Unternehmerische Planungs- und Kostensicherheit
- Erfahrung an der Schnittstelle zwischen Arbeits- und Datenschutzrecht
–––
Im Rahmen unserer Leistungen bieten wir Ihnen ab sofort eine Beratung und Durchführung rund um das Thema Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO an.
–––
Was ist das Recht auf Auskunft und Kopie nach Art. 15 DSGVO?
––– Mit der Einführung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wurde betroffenen Personen eine Vielzahl von Rechten gegenüber den Verantwortlichen zugesprochen. Eine Leitlinie ist dabei die Transparenz der Datenverarbeitung (vgl. Art. 5 Abs.1 lit.a DSGVO).
Dieses Grundprinzip wird in Art. 15 DSGVO umgesetzt. Art. 15 Abs.1 DSGVO verpflichtet den Verantwortlichen zum einen dazu, zu bestätigen, ob er personenbezogene Daten der betroffenen Person verarbeitet. Falls dies der Fall ist, muss der Verantwortliche Auskunft darüber geben, wie diese Daten verarbeitet werden. Der Verantwortliche ist hierbei verpflichtet, die Information über die Daten für die betroffene Person verständlich aufzubereiten. Nach Art. 15 Abs.3 DSGVO kann die betroffene Person zudem eine Kopie der Daten verlangen, die Gegenstand der Verarbeitung sind.
–––
Welche Angaben umfasst der Auskunftsanspruch nach Art. 15 Abs.1 DSGVO?
––– Der Arbeitgeber als datenschutzrechtlich Verantwortlicher muss dem Arbeitnehmer als betroffener Person nach Art. 15 Abs.1 DSGVO insbesondere Auskunft geben über:
- die Verarbeitungszwecke,
- die Empfänger,
- die Speicherdauer,
- die Betroffenenrechte,
- ggf. die Datenquelle und
- das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung inklusive Profiling.
Sofern personenbezogene Daten des Arbeitnehmers in Drittländer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, hat der Arbeitgeber auch Auskunft über geeignete Garantien für die Drittstaatenübermittlung zu geben (Art. 15 Abs. 2 DSGVO).
Neben der Auskunft muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer auf Verlangen auch eine Kopie der verarbeiteten Daten zur Verfügung stellen (Art. 15 Abs.3 DSGVO).
–––
In welcher Form muss die Kopie nach Art. 15 Abs.3 DSGVO zur Verfügung gestellt werden?
––– Grundsätzlich müssen die Informationen verkörpert werden. Dies kann durch den Ausdruck der Daten erfolgen.
Eine Ausnahme besteht dann, wenn die betroffene Person die Kopie der Daten selbst elektronisch beantragt und nicht explizit eine andere als die elektronische Form verlangt. In diesem Fall können die Daten in einem gängigen elektronischen Format zur Verfügung gestellt werden. Zu beachten ist, dass die Daten in der Form herausgegeben werden, in der sie beim Arbeitgeber vorliegen. Eine Strukturierung der Daten muss nicht vorgenommen werden.
–––
Müssen tatsächlich alle E-Mails des (ehemaligen) Arbeitnehmers oder sogar vertrauliche Verträge als Kopie herausgegeben werden?
––– In der Praxis stellt sich für den Arbeitgeber die Frage, welche Daten und Dokumente im Rahmen des Anspruchs auf Kopie nach Art. 15 Abs.3 DSGVO herausgegeben werden müssen. Denn gerade die Pflicht zur Herausgabe aller E-Mails oder gar von vertraulichen Verträgen, die personenbezogene Daten des Arbeitnehmers enthalten, oder von Leistungs- und Verhaltensdaten würde zu außergewöhnlichen Belastungen des Arbeitgebers führen.
In der Rechtsprechung ist die Frage nach dem Umfang des Kopieanspruchs nach Art. 15 Abs.3 DSGVO noch nicht abschließend geklärt, was zu einer gewissen Rechtsunsicherheit für Arbeitgeber führt. Richtigerweise muss der Anspruch auf Kopie aber einschränkend ausgelegt werden, mit der Folge, dass der Arbeitnehmer keinen umfassenden Herausgabeanspruch hat. Vielmehr sind die Daten als Kopie nur so weit herauszugeben, wie der Auskunftsanspruch nach Art. 15 Abs.1 DSGVO greift. Denn nach dem Sinn und Zweck von Art. 15 DSGVO soll gerade kein Recht zur vollständigen Akteneinsicht gegeben werden. Der Verantwortliche muss keine Buchführung für die betroffene Person vornehmen, indem er etwa bestimmte Schreiben oder E-Mails herausgibt. Die Datenkopie soll der betroffenen Person stattdessen eine Beurteilung ermöglichen, ob die Informationen, welche im Zusammenhang mit Art. 15 Abs.1 DSGVO erteilt wurden, vollständig und richtig sind.
Der Umfang der Kopien muss stets verhältnismäßig sein. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die Kopie keine Rechte und Freiheiten unbeteiligter Personen verletzt und etwaige Berufs- oder Geschäftsgeheimnisse durch die Kopie nicht weitergegeben werden. Im Einzelfall kann es zwar notwendig sein, einzelne E-Mail-Korrespondenzen herauszugeben. Regelmäßig wird jedoch bereits eine Übersicht der verarbeiteten Daten ausreichen.
–––
Kann der Arbeitgeber die Auskunft oder Herausgabe von Kopien nach Art. 15 DSGVO verweigern?
––– Der Arbeitgeber kann die Auskunft nur im Ausnahmefall verweigern.
Dies liegt etwa vor, wenn das Auskunftsverlangen offenkundig unbegründet ist oder der Arbeitnehmer exzessiv Anträge stellt, wobei bei Letzterem „häufige Wiederholungen“ erforderlich sind (vgl. Art. 12 Abs.5 DSGVO). Zu beachten ist allerdings, dass eine pauschale Verweigerung des Antrags nicht genügt. Die Verweigerung ist stets im Einzelfall zu begründen.
–––
Kann für die Auskunft und Kopie ein Entgelt verlangt werden?
––– Grundsätzlich müssen die Ansprüche auf Auskunft und Kopie nach Art. 15 DSGVO vom Verantwortlichen unentgeltlich erfüllt werden.
Eine Ausnahme ist nur möglich, wenn Anträge auf mehrere Kopien auf einmal oder mehrfach hintereinander innerhalb unangemessener Zeitabstände gestellt werden.
–––
Welche Frist gilt für die Erteilung der Auskunft und die Herausgabe der Kopie?
––– Die Daten sind vom Arbeitgeber unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags zur Verfügung zu stellen.
Eine Verlängerung dieser Frist auf maximal drei Monate ist nur in Ausnahmefällen möglich. Ein solcher Ausnahmefall liegt vor, wenn beim Arbeitgeber eine Vielzahl von Anträgen oder besonders komplexe Anträge eingehen.
–––
Welche Konsequenzen drohen, wenn der Anspruch auf Auskunft und Kopie nach Art. 15 DSGVO nicht erfüllt wird?
––– Wird die Auskunft oder Kopie gar nicht, nicht rechtzeitig oder unvollständig erteilt, stellt dies einen Datenschutzverstoß dar.
Die datenschutzrechtliche Aufsichtsbehörde kann diesen Verstoß nach Art. 83 Abs.2, 5 lit.b DSGVO mit einem Bußgeld von bis zu 20 Millionen Euro bzw. 4 Prozent des weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres belegen. Hinzu kommt, dass der betroffenen Person ein Schadensersatzanspruch nach Art. 82 Abs.1 DSGVO zustehen kann. Im arbeitsgerichtlichen Prozess kann der Arbeitgeber vom Gericht zur Auskunftserteilung oder Herausgabe der Kopie verpflichtet werden. Außerdem kann auch hier der Arbeitgeber zur Zahlung von Schadensersatz verpflichtet werden.
–––
Wie unterscheidet sich der Auskunftsanspruch aus Art. 15 DSGVO vom Anspruch auf Personalakteneinsicht?
––– Der Anspruch auf Personalakteneinsicht ergibt sich aus § 83 I 1 BetrVG, §§ 241 II, 242 BGB. Dieser Anspruch verdrängt den Anspruch auf Auskunft und Kopie nach Art. 15 DSGVO aber keinesfalls. Unterschiede zwischen beiden Ansprüchen ergeben sich insbesondere bei den Konsequenzen einer ungerechtfertigten Verweigerung des Arbeitgebers.
Verweigert der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Einsicht in seine Personalakte, droht ihm ein Schadensersatzanspruch in Form einer Nachgewährung der Einsicht. Ein Schmerzensgeld oder ein immaterieller Schadensersatzanspruch steht dem Arbeitnehmer hingegen nicht zu. Bei einem Verstoß gegen Art. 15 DSGVO drohen dem Arbeitgeber dagegen, wie oben dargelegt, Bußgelder und Schadensersatzansprüche, wobei auch der Ersatz immaterieller Schäden möglich ist. In dieser Hinsicht hat Art. 15 DSGVO also deutlich weitreichendere Konsequenzen für den Arbeitgeber als der Anspruch auf Personalakteneinsicht.
–––
Wie gehen Unternehmen am besten vor?
––– Zentral für die spätere Bearbeitung von Auskunfts- und Kopieansprüchen nach Art. 15 DSGVO ist, dass zuvor geeignete Maßnahmen und Prozessen etabliert wurden, um im Fall einer Anfrage zeitnah und strukturiert reagieren zu können.
Falls das konkrete Anliegen des Arbeitnehmers nicht ersichtlich ist, sollte dieser zur Konkretisierung seines Verlangens aufgefordert werden. Im Anschluss sind die Informationen zusammenzustellen. In jedem Fall ist lückenlos zu dokumentieren, wann, in welcher Form, an wen und worüber Auskunft erteilt worden ist. Bei der Herausgabe von Kopien sind stets die Umstände des Einzelfalls und der Verhältnismäßigkeitsgrundsatz zu wahren. Dabei ist auch zu prüfen, ob gegebenenfalls eine Schwärzung der Dokumente erforderlich ist. Sollte die Herausgabe einer umfangreichen Kopie nicht möglich sein, so ist diese Tatsache gegenüber der betroffenen Person darzulegen und genau zu begründen.
–––