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Externer Datenschutzbeauftragter
––– SüdWest Datenschutz Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Der Datenschutzbeauftragte nach DSGVO und BDSG ist längst kein optionales Element mehr, sondern ein zentrales Instrument moderner Unternehmensführung.
Mit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat das Thema Datenschutz eine völlig neue Bedeutung erhalten: Es steht heute im Mittelpunkt vieler unternehmerischer Entscheidungen und Compliance-Prozesse.
Doch die komplexen, oft abstrakt formulierten Vorschriften machen es Verantwortlichen nicht leicht, alle Vorgaben zu erfüllen. Viele Unternehmen wünschen sich daher einen erfahrenen Partner, der Orientierung bietet und sie sicher durch den „Dschungel“ des Datenschutzrechts führt.
Die SüdWest Datenschutz Rechtsanwaltsgesellschaft mbH unterstützt Sie als erfahrener externer Datenschutzbeauftragter dabei, Ihre datenschutzrechtlichen Pflichten effizient, sicher und rechtskonform umzusetzen – vom ersten Audit bis zur laufenden Betreuung.
Jetzt unverbindlich beraten lassen und rechtssicher aufstellen.
––– Im Rahmen unserer Leistungen bieten wir Ihnen ab sofort eine Beratung und Durchführung rund um das Thema des Datenschutzbeauftragten (extern & intern) an.
––– Inhaltsverzeichnis
- Wie helfen wir Ihnen weiter?
- Interner & externer Datenschutzbeauftragter – Ihre Vorteile
- Das ist ein Datenschutzbeauftragter
- Datenschutzbeauftragter– Verpflichtung zur Benennung?
- Datenschutzbeauftragter – Freiwillige Benennung
- Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten
- Interner vs. externer Datenschutzbeauftragter
- Datenschutzbeauftragter – Benennung, Veröffentlichung und Meldung
- Fehlen eines Datenschutzbeauftragten – die Folgen
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Aufgaben eines externen Datenschutzbeauftragten
Die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten sind in Art. 39 DSGVO klar geregelt.
Ein externer Datenschutzbeauftragter übernimmt dabei dieselben Pflichten wie ein interner – jedoch mit höherer Neutralität, Spezialisierung und Effizienz
Datenschutzbeauftragter nach DSGVO
Ein Datenschutzbeauftragter für DSGVO und BDSG ist eine gesetzlich vorgesehene Person, die die Einhaltung des Datenschutzes im Unternehmen überwacht und sicherstellt.
Die Verpflichtung ergibt sich aus Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG. Sie gilt sowohl für Behörden als auch für viele private Unternehmen.
1. Kommunikation & gesetzliche Aufgaben
Der Datenschutzbeauftragte ist die zentrale Ansprechperson für Behörden und überwacht die Einhaltung der DSGVO im Unternehmen.
2. Maßnahmen bei Datenpannen
Er bewertet Vorfälle, erstellt Risikoeinschätzungen und koordiniert alle Meldepflichten nach Art. 33 DSGVO – inklusive fristgerechter Behördenmeldung und Information Betroffener.
3. Sofortmaßnahmen bei Vorfällen
Dazu gehören: Bewertung des Schadens, interne Meldung, Dokumentation, Behördenkontakt (innerhalb von 72 Stunden) sowie Kommunikation mit Betroffenen.
4. Mitarbeiterschulungen
Der Datenschutzbeauftragte führt regelmäßige Schulungen durch, sensibilisiert Mitarbeiter für Risiken und vermittelt praxisrelevantes Datenschutzwissen.
5. Inhalte der Schulungen
Beispiele: DSGVO/BDSG-Grundlagen, Umgang mit Betroffenenrechten, Verhalten bei Sicherheitsvorfällen, Vertraulichkeits- und Passwortschutzregeln.
6. Überprüfung & Dokumentation des Schutzniveaus
Er kontrolliert technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) wie Zugriffskontrollen, Berechtigungen, Löschkonzepte und Verschlüsselung – und dokumentiert alle Datenschutzprozesse, einschließlich VVT und Richtlinien.
––– Im Rahmen unserer Leistungen bieten wir Ihnen ab sofort eine Beratung und Durchführung rund um das Thema des Datenschutzbeauftragten (extern & intern) an.
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Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten
1. Keine Interessenkonflikte
Als neutraler externer Berater agieren wir unabhängig von internen Unternehmensstrukturen.
2. Fachliche Spezialisierung & Rechtssicherheit
Spezialisierung auf DSGVO, BDSG und aktuelle Rechtsprechung, inklusive Erfüllung aller Datenschutzanforderungen und Minimierung von Bußgeldrisiken.
3. Kostenvorteile
Es entstehen keine zusätzlichen Schulungs- oder Weiterbildungskosten; unnötige interne Strukturen entfallen vollständig.
4. Kein besonderer Kündigungsschutz
Externe DSBs unterliegen nicht dem besonderen Kündigungsschutz, der für interne Datenschutzbeauftragte gilt.
5. Branchenübergreifendes Know-how
– Zugriff auf umfangreiche, praxisnahe Erfahrung aus verschiedensten Branchen und Unternehmensgrößen.
6. Maßgeschneiderte Datenschutzkonzepte
Entwicklung, Implementierung und regelmäßige Überprüfung individueller, effizienter und praxisorientierter Datenschutzlösungen.
Nutzen Sie die Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten – SüdWest Datenschutz begleitet Sie mit Erfahrung, Spezialisierung und persönlicher Beratung.
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Wann ist ein Datenschutzbeauftragter pflicht?
Für private Unternehmen schreiben die DSGVO und das BDSG die Benennung eines Datenschutzbeauftragten vor, wenn eine der folgenden Voraussetzungen vorliegt:
- Das Unternehmen beschäftigt in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, wie z.B. Name, Geburtsdatum, dienstliche Kontaktdaten (§ 38 Abs. 1 S.1 BDSG). Bei der Berechnung werden auch Teilzeitkräfte, Auszubildende, Praktikanten und freie Mitarbeiter berücksichtigt.
- Das Unternehmen ist verpflichtet, eine sogenannte Datenschutz-Folgenabschätzung gemäß Art- 35 DSGVO durchzuführen (§ 38 Abs. 1 S. 2 Alt. 1 BDSG).
- Das Unternehmen verarbeitet personenbezogene Daten geschäftsmäßig zum Zweck der Übermittlung, der anonymisierten Übermittlung oder für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung (§ 38 Abs. 1 S. 2 Alt. 2 BDSG). Darunter fallen z.B. Auskunftei, Detektei, Adressverlag oder Markt- und Meinungsforschungsinstitute.
- Die Kerntätigkeit des Unternehmens besteht in der Durchführung von Verarbeitungsvorgängen, welche aufgrund ihrer Art, ihres Umfangs und/oder ihrer Zwecke eine umfangreiche regelmäßige und systematische Überwachung von betroffenen Personen erforderlich machen (Art. 37 Abs. 1 lit. b DSGVO).
- Die Kerntätigkeit des Unternehmens besteht in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO (z.B. Gesundheitsdaten, genetische oder biometrische Daten, Daten zur sexuellen Orientierung) oder personenbezogener Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten Art. 10 DSGVO (Art. 37 Abs. 1 lit. c DSGVO).
Die Voraussetzungen 2. bis 5. sind unabhängig von der Anzahl der beschäftigten Personen. Folglich kann die Benennung eines Datenschutzbeauftragten also auch für kleine Unternehmen verpflichtend sein.
Eine Unternehmensgruppe darf nach Art. 37 Abs. 2 DSGVO einen gemeinsamen Datenschutzbeauftragten ernennen, sofern von jeder Niederlassung aus der Datenschutzbeauftragten leicht erreicht werden kann.
Öffentliche Stelle?
Privates Unternehmen?
- regelmäßige und systematische Überwachung von betroffenen Personen
- umfangreiche Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten (Art. 9^ DSGVO) oder strat- frechtliche DAten (Art. 10 DSGVO)
Mind. 20 Personen mit ständig automatisierter Verarbeitung beschäftigt?
Hierzu zählen Beschäftigte (ggf. auch Putzkraft), Auzubildende, Praktikanten und freie Mitarbeiter, solange diese immer wieder mit der Verarbeitung personenbeogener Daten beschäftigt sind.
- Rasse/Ethnie
- Politische Meinungen
- Religiöse / weltanschauliche Überzeugungen
- Gewerkschaftsangehörigkeit
- Genetik/Biometrie
- Gesundheit
- Sexualleben/sexuelle Orientierung
- Strafrechtliche Verurteilung / Straftat
Übermittlung personenbezogener oder anonymisierte Daten
- Auskunftei
- Adresshandel
- Marktforschung
- Meinungsforschung
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Datenschutzbeauftragter – Freiwillige Benennung
Viele – gerade auch kleinere – Unternehmen sind mit den zahlreichen Dokumentations-, Auskunfts- und Nachweispflichten der DSGVO überfordert. Hilfe kann hier von einem auf Datenschutz spezialisierten Anwalt oder einem externen Datenschutzbeauftragten geleistet werden. Dadurch werden im Unternehmen personelle Ressourcen frei. Hinzu kommt, dass ein professioneller Umgang mit dem Thema Datenschutz auch das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern steigert.
––– Der Datenschutzbeauftragte ist zuständig für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften und die Überwachung eines datenschutzkonformen Umgangs mit personenbezogenen Daten im Unternehmen.
In diesem Zusammenhang obliegen dem Datenschutzbeauftragten nach Art. 39 DSGVO die folgenden Aufgaben:
- Unterrichtung über die bestehenden datenschutzrechtlichen Pflichten und Beratung bei der Lösung datenschutzrechtlicher Fragen. Dabei ist der Datenschutzbeauftragte Ansprechpartner für die Geschäftsführung, alle Beschäftigten und Abteilungen des Unternehmens.
- Überwachung und Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften sowie der unternehmenseigenen Datenschutzstrategien inklusive der Zuweisung von Zuständigkeiten, Sensibilisierung und Schulung von Beschäftigten.
- Beratung – auf Anfrage – im Zusammenhang mit der Datenschutz-Folgenabschätzung und Überwachung ihrer Durchführung gemäß Artikel 35 DSGVO.
- Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde und Zuständigkeit für die vorherige Konsultation datenschutzrechtlicher Fragen an die Aufsichtsbehörde.
- Ansprechpartner für betroffene Personen und Beschäftigte zu allen mit der Verarbeitung ihrer Daten und mit der Wahrnehmung ihrer Rechte zusammenhängenden Vorgänge.
Der Datenschutzbeauftragte (extern oder intern) arbeitet hinsichtlich seiner Aufgaben weisungsunabhängig und berichtet unmittelbar der höchsten Managementebene des Verantwortlichen. Er darf wegen der Erfüllung seiner Aufgaben nicht abberufen oder benachteiligt werden.
Weiterhin muss der Datenschutzbeauftragte durch den Verantwortlichen ordnungsgemäß und frühzeitig in alle mit dem Schutz personenbezogener Daten zusammenhängenden Fragen eingebunden werden. Dazu ist ihm die notwendige Zeit und Unterstützung, etwa durch Fortbildung, finanzielle, materielle und personelle Ausstattung zu gewähren.
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Kosten externer Datenschutzbeauftragter
Die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten variieren je nach Unternehmensgröße, Branche und Komplexität der Datenverarbeitung.
Fordern Sie bei SüdWest Datenschutz ein individuelles Angebot an – wir kalkulieren die Kosten und Preise eines externen Datenschutzbeauftragten transparent und fair.
Kostenfaktoren:
- Umfang der Datenverarbeitung
- Anzahl der Standorte
- Branche und Risikoexposition
- Betreuungsintensität
Unternehmensgröße | Aufwand | Monatliche Kosten (Richtwert) |
< 20 Mitarbeitende | gering | ab 250 € |
20–100 Mitarbeitende | mittel | ab 450 € |
> 100 Mitarbeitende | hoch | ab 800 € |
Konzerne / komplexe Strukturen | sehr hoch | individuell |
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Interner vs. externer Datenschutzbeauftragter
Unternehmen können einen Datenschutzbeauftragten intern benennen oder extern beauftragen. Beide Varianten sind gesetzlich geregelt, unterscheiden sich jedoch in Praxis und Aufwand.
Interner Datenschutzbeauftragter – Anforderungen und Besonderheiten
Ein interner Datenschutzbeauftragter ist ein Beschäftigter des Unternehmens. Er muss bereits bei seiner Benennung über ausreichende Fachkunde verfügen – insbesondere in:
- Datenschutzrecht (DSGVO, BDSG)
- IT-Sicherheit
- Datenverarbeitung und internen Prozessen
Mit zunehmender Komplexität der Verarbeitung steigen die Anforderungen.
Ein Qualifikationsnachweis, etwa durch ein Zertifikat, ist vorteilhaft.
Wichtig ist, dass keine Interessenkonflikte entstehen: Geschäftsführer, IT-Leiter oder Personalleiter sind daher ungeeignet.
Zudem genießt der interne Datenschutzbeauftragte einen besonderen Kündigungsschutz nach §§ 38 Abs. 2, 6 Abs. 4 BDSG, was Unternehmen bei der Entscheidung berücksichtigen sollten.
Externer Datenschutzbeauftragter – Rahmenbedingungen
Ein externer Datenschutzbeauftragter arbeitet auf Grundlage eines Dienstleistungsvertrags.
Da er das Unternehmen anfangs noch nicht kennt, ist eine gewisse Einarbeitungsphase notwendig.
Die Haftung ist vertraglich geregelt: Beratungsfehler können eindeutig dem externen Dienstleister zugeordnet werden.
Seine Neutralität und Objektivität sorgen in der Regel für hohe Akzeptanz – sowohl im Unternehmen als auch bei Aufsichtsbehörden.
Auch Betriebsblindheit wird vermieden, da der Blick von außen unvoreingenommen ist.
Welche Lösung passt zu Ihrem Unternehmen?
SüdWest Datenschutz berät Sie gern, ob ein interner oder externer Datenschutzbeauftragter für Ihr Unternehmen die optimale Lösung ist.
Jetzt unverbindlich beraten lassen
Finden Sie in wenigen Minuten heraus, welche Lösung – interner oder externer Datenschutzbeauftragter – für Ihr Unternehmen am effektivsten ist.
Kontaktieren Sie SüdWest Datenschutz für eine kostenlose Erstberatung.
Zusammenfassung:
Ein externer Datenschutzbeauftragter ist kein Kostenfaktor, sondern eine Investition in Sicherheit und Vertrauen.
Die SüdWest Datenschutz Rechtsanwaltsgesellschaft mbH kombiniert juristisches Fachwissen, technische Kompetenz und persönliche Beratung – für nachhaltigen, gelebten Datenschutz.
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Gefahren und wichtige Hinweise
Worauf sollten Sie bei der Auswahl eines externen Datenschutzbeauftragten achten?
Bei der Auswahl sollten folgende Punkte beachtet werden:
- Nachweisbare Fachkenntnisse in Datenschutzrecht und IT-Sicherheit
- Branchenkenntnis und Praxiserfahrung
- Zertifizierungen (z. B. TÜV, IHK)
- Erreichbarkeit und persönliche Betreuung
- Transparente Preisstruktur
Die SüdWest Datenschutz Rechtsanwaltsgesellschaft mbH erfüllt alle Anforderungen an einen externen Datenschutzbeauftragten – juristisch, technisch und organisatorisch.
Welche Folgen drohen nach einem Datenschutzverstoß?
Unternehmen, die trotz Pflicht keinen Datenschutzbeauftragten benennen, verstoßen gegen Art. 37 DSGVO.
Ein solcher Verstoß kann mit Bußgeldern von bis zu 10 Mio. € oder 2 % des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden – je nachdem, welcher Betrag höher ist.
Zudem drohen Reputationsschäden, Vertrauensverlust und zivilrechtliche Ansprüche von Betroffenen.
Vermeiden Sie Bußgelder und Haftungsrisiken – SüdWest Datenschutz stellt Ihnen erfahrene Datenschutzbeauftragte zur Seite, die Ihr Unternehmen rechtssicher aufstellen.
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Fehlen eines Datenschutzbeauftragten – die Folgen:
––– Unternehmen, die zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet sind, aber die Benennung versäumen, verstoßen gegen Art. 37 DSGVO.
Dieser Verstoß kann von den Datenschutzbehörden gemäß Art. 83 Abs. 4 DSGVO mit einer Geldbuße von bis zu 10 Mio. EUR oder von bis zu 2 % des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres geahndet werden, je nachdem, welcher Betrag höher ist.
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Interner & externer Datenschutzbeauftragter – Benennung, Veröffentlichung und Meldung
––– Eine vorgeschriebene Form für die Benennung eines externen Datenschutzbeauftragten besteht in DSGVO und BDSG nicht. Aus Nachweisgründen empfehlen sich aber die Schrift- oder Textform.
Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten sind zu veröffentlichen und sind der jeweiligen Aufsichtsbehörde zu melden. Dabei ist es egal, ob es sich um einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten handelt.
––– Im Rahmen unserer Leistungen bieten wir Ihnen ab sofort eine Beratung und Durchführung rund um das Thema interner/externer Datenschutzbeauftragter an.
FAQs an Südwest Datenschutz
SüdWest Datenschutz übernimmt für Ihr Unternehmen alle Aufgaben gemäß Art. 39 DSGVO – von der Erstberatung über die Kommunikation mit den Aufsichtsbehörden bis hin zur regelmäßigen Schulung Ihrer Mitarbeitenden.
Vertrauen Sie auf die Erfahrung der SüdWest Datenschutz Rechtsanwaltsgesellschaft mbH – Ihr externer Datenschutzbeauftragter mit juristischer und technischer Expertise.
Wir betreuen kleine, mittlere und große Unternehmen aus allen Branchen – vom Handwerksbetrieb bis zur internationalen Unternehmensgruppe.
Vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch – wir prüfen, welche Datenschutzlösung optimal zu Ihrer Unternehmensgröße passt.
Nach einem kostenlosen Erstgespräch folgt eine Analyse Ihrer Datenschutzsituation. Anschließend erstellen wir ein individuelles Datenschutzkonzept und begleiten Sie langfristig als externer Datenschutzbeauftragter.
Fordern Sie noch heute Ihr individuelles Datenschutzkonzept an – rechtssicher, effizient und persönlich betreut.
Unsere Stärke liegt in der Kombination aus Rechtsanwälten, Technikexperten und praxisnaher Betreuung. Wir kennen die Herausforderungen aus Mandantensicht und bieten maßgeschneiderte Lösungen statt Standard-Templates.
Profitieren Sie von unserer Erfahrung als juristisch geprüfter Datenschutzpartner – kontaktieren Sie uns unverbindlich.
Die Kosten richten sich nach Unternehmensgröße und Betreuungsaufwand. Für kleine Betriebe starten unsere Leistungen bereits ab 250 € pro Monat.
Fordern Sie Ihr transparentes Kostenangebot an – wir kalkulieren fair und nachvollziehbar für Ihr Unternehmen.
In der Regel können wir die externe Datenschutzbetreuung innerhalb von 7 bis 10 Tagen nach Vertragsabschluss übernehmen – inklusive Erst-Check, VVT-Erstellung und Meldung bei der Aufsichtsbehörde.
Jetzt anfragen – und schon in wenigen Tagen rechtssicher aufgestellt sein.
Ja, wir führen regelmäßige Mitarbeiterschulungen durch – online oder vor Ort. Die Schulungsinhalte werden individuell an Ihr Unternehmen angepasst.
Buchen Sie Ihre Datenschutzschulung direkt über SüdWest Datenschutz – praxisnah, rechtssicher und interaktiv.
Wir analysieren den Vorfall, übernehmen die Meldung an die Behörden und dokumentieren sämtliche Schritte – schnell, rechtskonform und diskret.
Minimieren Sie Ihr Risiko – SüdWest Datenschutz ist Ihr erfahrener Ansprechpartner bei Datenpannen.
Ja, wir betreuen auch Unternehmensgruppen oder Filialstrukturen zentralisiert. Dabei koordinieren wir die Datenschutzmaßnahmen aller Standorte über ein einheitliches Konzept.
Lassen Sie sich beraten, wie wir Ihren Datenschutz gruppenweit organisieren können – mit klarer Struktur und zentraler Verantwortung.
Weil wir juristisches Fachwissen mit technischer Kompetenz und persönlicher Betreuung verbinden. Sie erhalten ein Rundum-sorglos-Paket ohne Interessenkonflikte und mit klarer Haftungsabsicherung.
Setzen Sie auf SüdWest Datenschutz – Ihr zuverlässiger Partner für DSGVO-konforme Sicherheit und nachhaltiges Vertrauen.
Allgemeine FAQs zum externen Datenschutzbeauftragten
Ein externer Datenschutzbeauftragter ist eine externe Fachperson, die von einem Unternehmen beauftragt wird, die Einhaltung der Datenschutzgesetze sicherzustellen. Er arbeitet unabhängig und neutral.
Ein Datenschutzbeauftragter ist erforderlich, wenn ein Unternehmen regelmäßig personenbezogene Daten verarbeitet oder bestimmte Schwellenwerte – etwa 20 Mitarbeitende – überschreitet. Grundlage sind Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG.
Ein Datenschutzbeauftragter (DSB) zu sein, kann aufgrund der komplexen und sich ständig weiterentwickelnden Datenschutzgesetze große Herausforderungen mit sich bringen. Datenschutzbeauftragte müssen sich über die neuesten rechtlichen Entwicklungen auf dem Laufenden halten und verstehen, wie sich neue Technologien auf den Datenschutz und die Datensicherheit auswirken.
Ein interner Datenschutzbeauftragter ist ein Mitarbeitender des Unternehmens, während ein externer auf Dienstleistungsbasis beauftragt wird. Der externe bietet in der Regel mehr Neutralität und Fachwissen.
Nach Vertragsabschluss dauert die Implementierung in der Regel ein bis zwei Wochen, abhängig von der Unternehmensgröße und Datenstruktur.
Er sollte fundierte Kenntnisse im Datenschutzrecht (DSGVO, BDSG) und in der IT-Sicherheit besitzen sowie praktische Erfahrung in Unternehmensprozessen.
Mindestens einmal jährlich – bei sensiblen Datenverarbeitungen oder hoher Mitarbeiterfluktuation auch häufiger.
Es drohen Bußgelder bis zu 10 Mio. € oder 2 % des Jahresumsatzes, abhängig von der Schwere des Verstoßes (Art. 83 DSGVO).
Ja, sofern keine Interessenkonflikte bestehen und die Erreichbarkeit gewährleistet ist. Dies ist insbesondere bei externen Datenschutzbeauftragten üblich.
– Erstellung und Pflege des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten
– Durchführung von Datenschutz-Audits
– Schulung der Mitarbeitenden
– Beratung bei Datenschutz-Folgenabschätzungen
– Kommunikation mit den Behörden
Achten Sie auf Zertifikate (z. B. TÜV, IHK), Referenzen, Branchenerfahrung und eine klare vertragliche Regelung der Leistungen.