Eine bekannte Situation aus der Geschäftswelt: Mehrere Personen sollen zu einem Meeting oder zu einer gemeinsamen Veranstaltung eingeladen werden. Durch den Versand einer Einladung via E-Mail lässt sich der Einladungstext bequem an alle Personen versenden – Zusagen werden automatisch in den persönlichen Kalender übernommen. Doch beim Nachrichtenversand an einen größeren Empfängerkreis sollte der Versender stets vorsichtig sein und genau überlegen, in welches Adressfeld er die E-Mail-Adressen der Empfänger einträgt.
Regelmäßig werden die Adressaten in den Adressfeldern „To/An“ oder „CC“ erfasst. Es sollte jedem bewusst sein, dass für alle Empfänger der Nachricht die E-Mail-Adressen bzw. Namen aller anderen Empfänger sichtbar sind. Die Daten aller To-/CC-Empfänger werden im rechtlichen Sinne an die übrigen Empfänger übermittelt. Hier lauert eine potentielle Fehlerquelle, denn unter datenschutzrechtlichen Aspekten stellen E-Mail-Adressen personenbezogene Daten i. S. d. Bundesdatenschutzgesetzes dar, da sie sich regelmäßig aus Vornamen und Nachnamen zusammensetzen. Diese Daten dürfen nur an andere Personen weitergegeben werden, wenn eine gesetzliche Grundlage oder eine Einwilligung des Betroffenen für die Weitergabe vorliegt.
Wegen eines zu lässigen und unbedachten Umgangs mit einer Rundmail hat das Bayerische Landesamt für Datenschutz gegen die Mitarbeiterin eines Unternehmens ein Bußgeld verhängt, da diese ohne Einwilligung der Adressaten personenbezogene E-Mail-Adressen über das „To-/An-Feld“ in einen offenen Verteiler an mehrere Kunden verschickt hatte. Die Mail umfasste zehn DIN A4 Seiten, von denen neuneinhalb aus E-Mail-Adressen bestanden.
Handlungsempfehlungen vor dem Versand von E-Mails mit personenbezogenen Daten
Datenschutzverstöße lassen sich regelmäßig vermeiden, wenn der Versand einer elektronischen Nachricht mit Bedacht erfolgt: Es empfiehlt sich, vor dem Versand einer E-Mail unbedingt darauf zu achten, dass im Adressfeld der richtige Empfänger eingetragen ist und dabei auch das richtige Adressfeld verwendet wird. Soll eine Nachricht an einen großen Empfängerkreis versandt werden sollte der Versand über das „BCC-Feld“ erfolgen, welches die Übertragung der E-Mail-Adressen an die Empfänger unterdrückt, so dass keiner erkennen kann, an wen diese Mail sonst noch geschickt wurde. Prüfen Sie umgehend, ob Ihnen das BCC-Feld in Ihrem E-Mail-Programm angezeigt wird, da dieses regelmäßig erst über die Einstellungen aktiviert werden muss. Nehmen Sie im Zweifel immer Kontakt mit Ihrer Führungskraft, der EDV-Abteilung oder Ihrem Datenschutzbeauftragten auf.
Die Pressemeldung des Bayerischen Landesamts für Datenschutz lesen Sie hier: http://www.lda.bayern.de/lda/datenschutzaufsicht/p_archiv/2013/pm004.html
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Leistung: Anwaltliche Beratung